Foire aux questions

Un programme détaillé sera communiqué deux semaines avant la Conférence.

À la suite de notre Conférence, veuillez remplir l’état des frais de déplacement, s’il y a lieu, à l’intention de notre comptable principale, Jane Lang à lang@vcp-vdc.ca.

Veuillez conserver tous vos reçus pour obtenir un remboursement..

Reimbursement of Participants’ Expenses

 

Élément Couverture du CESLDC Responsabilité des participants
Chambre d’hôtel
  • Une chambre (occupation simple ou double) pour un maximum de trois (3) nuits par participant à l’hôtel privilégié, l’Hôtel Bonaventure
  • Chambres et nuits additionnelles, frais accessoires, service aux chambres, autres surclassements
Voyage en avion
  • Un voyager aller-retour pour l’aéroport international Pierre-Elliott Trudeau à Montréal pour le participant
  • Un bagage enregistré par personne
  • Surclassements à partir de la classe économique
Transport terrestre
  • Frais de transport raisonnables depuis la résidence jusqu’à l’aéroport de départ
  • Frais de transport raisonnables depuis l’aéroport international Pierre-Elliott Trudeau à Montréal ou jusqu’à l’aéroport au moment du départ
  • Déplacements pour des excursions personnelles
  • Location d’auto
Repas
  • Les repas seront payés pendant les déplacements vers la destination et pour en revenir
  • Les repas pendant l’événement seront fournis *voir ci-dessous
  • Toute dépense de nourriture et de boisson engagée pendant les repas fournis par le CESLDC

 

Résumé

Le CESLDC remboursera les frais de déplacement des participants à la Conférence annuelle des intervenants 2022 à Montréal (Québec), les lundi 3 octobre au mardi 4 octobre 2022. Les frais remboursables comprennent (aller-retour pour Montréal) et une indemnité quotidienne pour les repas qui ne sont pas fournis.

Voyage en avion

Les voyages en avion seront réservés par l’entremise de l’agence de voyages Heming Group. Les billets seront directement facturés au compte de l’agence Heming Group et payés par elle. Les participants devront payer tous les frais et coûts additionnels engagés s’ils demandent des modifications aux déplacements réservés après le samedi 2 juillet 2022, sauf dans des situations d’urgence. Le CESLDC remboursera les frais d’un bagage enregistré par personne, par vol.

Le CESLDC remboursera des frais de taxi raisonnables pour se rendre de l’aéroport international Pierre-Elliott Trudeau de Montréal à l’hôtel et pour retourner à l’aéroport, sur présentation des reçus officiels en preuve de paiement.

Voyage par train ou autobus

S’ils voyagent par train ou autobus, les participants doivent réserver eux-mêmes leurs billets et soumettre au CESLDC les reçus officiels et la preuve des paiements pour en obtenir le remboursement.

Voyage par automobile

Le CESLDC remboursera les participants qui utilisent leur propre véhicule au taux de 61 cents le kilomètre. Les participants devront présenter un état des frais de déplacement ou un résumé des déplacements, y compris les dates, les kilomètres effectués et les destinations.
Les frais de péage seront remboursés en fonction de la preuve des taxes interurbaines et une facture officielle détaillée sera exigée.

Hébergement

Le CESLDC paiera le taux d’une chambre pour une personne pour un maximum de trois (3) nuits par participant à l’hôtel privilégié, soit l’Hôtel Bonaventure. Le CESLDC ne paiera pas les frais accessoires tels que les appels téléphoniques, les films, les minibars, le lavage ou autres services ni les surclassements de chambre.

Repas

Le CESLDC fournira les repas pendant les réunions d’affaires. Les dépenses de repas ne seront pas admissibles à un remboursement si les participants refusent les repas fournis par les organisateurs.

LE CESLDC remboursera les frais raisonnables pour les repas pendant les déplacements, selon les taux gouvernementaux en vigueur, sur présentation de reçus détaillés et de preuves de paiement. En l’absence de reçus, une indemnité pour les repas peut être réclamée en remplacement du coût réel d’un maximum de 91,50 $ par jour (y compris la TPS/TVQ et les pourboires selon les taux suivants : 20,35 $/petit déjeuner, 20,60 $/dîner, 50,55 $/souper).

Veuillez conserver tous vos reçus pour être admissible aux remboursements. Vous devez envoyer par la poste ou un courriel les reçus accompagnant l’état des frais de déplacement fourni par le service des finances du CESLDC ci-dessous au plus tard le 2 novembre 2022. (Inclure un formulaire de facturation mis à jour seulement si l’information a changé depuis septembre 2021.)

Jane Lang

175, chemin Longwood Sud, bureau 413A, Hamilton, ON, L8P 0A1

1-833- 644- 4673 poste 2004

lang@vcp-vdc.ca

Protocole concernant la COVID-19

Veuillez prendre note que cet événement se déroulera conformément à toutes les politiques adoptées par le gouvernement du Québec et la Ville de Montréal au sujet de la COVID-19 et en vigueur au moment de l’événement.

Tous les participants devront être entièrement vaccinés et avoir reçu deux (2) doses approuvées.

La distanciation physique sera de rigueur pendant les réunions et les rencontres sociales.

Les participants devront porter un masque dans les aires communes lorsque la distanciation physique ne pourra pas être maintenue, comme l’exige chaque lieu où se tiennent des événements.

Les surfaces fréquemment touchées seront régulièrement désinfectées et du désinfectant pour les mains sera à la disposition de tous les participants.

Nous effectuerons une recherche des contacts en cas de résultat positif.

Nous demandons à tous les participants de faire preuve de diligence et de prendre toutes les mesures pour assurer leur propre sécurité et celle des autres participants.

Pour toute préoccupation au cours des réunions, n’hésitez pas à nous les communiquer et nous ferons de notre mieux pour répondre à vos souhaits.

Pour toute question ou préoccupation, veuillez envoyer un courriel à gaunce@vcp-vdc.ca